Personengruppen in Tapkey: So funktionieren sie

Wichtig: Diese Funktion ist ein Premium-Feature und ausschließlich im Premium-Plan verfügbar.

Mit der Funktion „Personengruppen“ in Tapkey können Administratoren den Zugang ganz einfach verwalten, indem sie Smartphone-Nutzer (die „Mitglieder“) in verschiedene Gruppen einteilen. Diese Funktion ist besonders praktisch für Kunden, die viele Nutzer mit ähnlichen Zugriffsanforderungen haben, da sie die Zugangskontrolle vereinfacht und skalierbarer macht.

Dieser Artikel führt dich durch:

Was sind Personengruppen? – Verstehe die Grundlagen von Personengruppen und wie sie die Zugangskontrolle vereinfachen.
Vorteile von Personengruppen – Lerne die wichtigsten Vorteile kennen, einschließlich vereinfachter Berechtigungen und Skalierbarkeit.
Wie man Personengruppen erstellt – Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Benutzergruppen im Tapkey Webportal.
Verwalten von Mitgliedern innerhalb einer Personengruppe – Tipps zum Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern und Anpassen der Berechtigungen nach Bedarf.
Verwalten von Zugriffsberechtigungen innerhalb einer Personengruppe – Diese Sektion erklärt, wie man Zugriffsberechtigungen für eine Personengruppe zuweist und verwaltet.
Best Practices für die Nutzung von Personengruppen – Einblicke, die dir helfen, Gruppen effektiv zu organisieren und für eine optimale Zugangskontrolle zu pflegen.

1. Was sind Personengruppen?

Personengruppen sind Gruppen von Smartphone-Nutzern, die gemeinsam verwaltet werden. Anstatt für jeden einzelnen Nutzer die Zugriffsberechtigungen festzulegen, können Administratoren die Berechtigungen einmal für die ganze Gruppe vergeben, was automatisch für alle Mitglieder gilt. So wird die Verwaltung von Zugriffsrechten deutlich einfacher, besonders in großen Organisationen mit vielen Nutzern oder Abteilungen.

Ein Beispiel: Alle Mitarbeiter mit Zugang zur Haupteingangstür bilden eine Personengruppe und können diese mit ihrem Smartphone öffnen. Eine andere Personengruppe könnte speziell aus IT-Mitarbeitern bestehen, die zusätzlich exklusiven Zugang zum Serverraum benötigen.

2. Vorteile der Nutzung von Personengruppen

Zentralisierte Verwaltung: Berechtigungen für eine ganze Gruppe auf einmal festlegen, was Zeit spart und Fehler reduziert.
Flexible Zugangskontrolle: Mitglieder nach Bedarf hinzufügen oder entfernen und den Zugriff schnell anpassen.
Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum deiner Organisation erleichtern Personengruppen das Hinzufügen neuer Nutzer und weisen automatisch die richtigen Berechtigungen basierend auf der Gruppenmitgliedschaft zu.

3. Wie man eine Personengruppe erstellt

Hinweis: Die Verwaltung von Personengruppen ist nicht in der Tapkey-App verfügbar. Du musst das Tapkey Webportal verwenden, um Personengruppen zu erstellen.

Gehe zu den Personengruppen im Tapkey Webportal:
- Melde dich in deinem Tapkey-Konto an und gehe zum Bereich „Personengruppen“.

Personengruppe - SCR 1 - Benutzergruppen.png

2. Erstelle eine neue Gruppe

Klicke auf den Button „HINZUFÜGEN“.
Gib einen Namen für die Gruppe ein, der ihren Zweck klar identifiziert (z. B. „Büropersonal“, „Wartungsteam“). In diesem Screenshot: „Server Room Group“.

Personengruppen - SCR 2 - neue Gruppe erstellen.png

Personengruppen - SCR 3 - neue Gruppe erstellen.png

4. Verwalten von Mitgliedern innerhalb einer Personengruppe

Wichtig: Jede Person kann nur Mitglied einer einzigen Personengruppe sein. So wird sichergestellt, dass die Zugangsrechte eindeutig und widerspruchsfrei bleiben.

Mitglieder hinzufügen:
Um neue Nutzer hinzuzufügen, gehe einfach zur Detailseite der Gruppe, öffne den Tab „MITGLIEDER“ und wähle den Smartphone-Nutzer aus der Liste der registrierten Nutzer aus oder gib einen neuen ein. Mit dem Button „HINZUFÜGEN“ kannst du neue Mitglieder hinzufügen. Nachdem ein Mitglied hinzugefügt wurde, erbt es automatisch die Gruppenberechtigungen.

Personengruppen - SCR 4 - Verwalten von Mitgliedern.png

Personengruppen - SCR 5 - Verwalten von Mitgliedern.png

Personengruppen - SCR 6 - Verwalten von Mitgliedern.png

Mitglieder entfernen: Um ein Mitglied zu entfernen, klicke auf den Ellipsen-Button (=3-Punkte Menü) und wähle dann „ENTFERNEN“.

5. Verwalten von Zugangsberechtigungen innerhalb einer Personengruppe

Zugriffsberechtigungen der Gruppe zuweisen:
Gehe zum Bereich „Zugriffsberechtigungen“ und weise der Gruppe die erforderlichen Berechtigungen zu. Alle Mitglieder erhalten automatisch die zugewiesenen Berechtigungen.

Personengruppen - SCR 7 - Verwalten von Zugangsberechtigung.png

Personengruppen - SCR 8 - Verwalten von Zugangsberechtigung.png

Personengruppen - SCR 9 - Verwalten von Zugangsberechtigung.png

6. Best Practices für die Nutzung von Personengruppen

Nach Rolle organisieren:
Gruppiere Nutzer basierend auf ihren Rollen oder Abteilungen, um rollenbasierte Berechtigungen einfacher anzuwenden.
Gruppen regelmäßig überprüfen:
Überprüfe regelmäßig die Gruppenzugehörigkeiten und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Zugriffsanforderungen entsprechen.
Klare Gruppennamen verwenden:
Verwende eindeutige Gruppennamen, damit Administratoren Gruppen leicht identifizieren und verwalten können, besonders in größeren Organisationen.