In dieser Anleitung lernst du:
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Integration verstehen: So synchronisiert Spacebring mit Tapkey und vergibt Zugang zu Räumen nach Buchung.
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Voraussetzungen klären: Was du für die Integration brauchst, z. B. die Funktion „Nutzergruppen“ in Tapkey aktivieren.
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Integration vorbereiten: Schritt-für-Schritt, wie du Tapkey in Spacebring einrichtest.
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Integration testen: Tipps, damit alles reibungslos läuft.
1. Integration verstehen
Die Spacebring-Tapkey-Integration macht die Zugangskontrolle in Coworking Spaces einfacher. Sie verbindet Buchungen mit smarten Schlössern. Wenn du das Buchungssystem von Spacebring mit Tapkey verbindest, bekommen Mitglieder in Echtzeit vorübergehenden Zugang, je nach ihren Reservierungen. Das erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Abläufe.
So richtest du es ein:
- Aktiviere die Funktion „Nutzergruppen“ in Tapkey.
- Verknüpfe jeden Bereich in Spacebring (Räume, Schreibtische) mit den Tapkey-Nutzergruppen.
- Konfiguriere die Zugriffsrechte für jedes Schloss.
Nach der Integration erhalten die Mitglieder zum gebuchten Zeitpunkt Zugang. Der Zugang wird am Ende der Buchung automatisch entzogen. So ist die Zugangskontrolle einfach und sicher.
Diese Integration fügt deine Coworking-Mitglieder vorübergehend als Mitglieder der Nutzergruppe in Tapkey hinzu, bevor die Buchung beginnt, und entfernt sie automatisch am Ende der Buchung.
Hinweis: Du musst die Funktion „Nutzergruppen“ aktivieren. Bitte kontaktiere support@tapkey.com und sage, dass du Spacebring installieren möchtest. Unser Team hilft dir gerne.
2. Voraussetzungen klären
Bevor du mit dieser Anleitung beginnst, benötigst du Folgendes:
- Ein Spacebring-Bereich, der vom Administrator erstellt wurde. Weitere Informationen findest du unter spacebring.com.
- Räume und Schreibtische, die bereits in Spacebring erstellt sind.
- Ein Tapkey-Schließsystem mit smarten Schlössern, das installiert ist.
- Aktiviere die Funktion „Nutzergruppen“, indem du support@tapkey.com kontaktierst.
Hinweis: Alle beschriebenen Schritte gelten für das Web-Portal. Bitte verwende die Desktop-Version von Tapkey. Weitere Informationen findest du dort.
3. Vorbereitung der Installation des Spacebring Add-Ons
1. Funktion „Nutzergruppen“ aktivieren
Schreibe eine E-Mail an support@tapkey.com und bitte darum, die Funktion „Nutzergruppen“ zu aktivieren.
Teile dem Tapkey-Team deine Locking System ID mit, die du in den Einstellungen des Schließsystems unter „Locking System Settings“ findest. Kopiere die Locking System ID.
2. Nutzergruppen erstellen
Erstelle eine Nutzergruppe für jeden buchbaren Bereich in Spacebring. Jeder Raum, Schreibtisch und jedes Büro sollte eine eigene Nutzergruppe in Tapkey haben. Als Beispiel nehmen wir den Raum „East Room“. Diese Gruppe sollte Zugang zur Eingangstür des Gebäudes und zur Tür des East Rooms haben. Daher benötigst du eine Nutzergruppe für die Berechtigungen des East Rooms.
3. Zugriffsberechtigungen für die spezifischen Bereiche erstellen
Jetzt, da jeder Bereich in Spacebring in Tapkey als Gruppe vertreten ist, musst du den Zugriff auf die spezifischen Tapkey-Schlösser erstellen. Nutzer werden temporär während der Buchungen als Mitglieder der Gruppe hinzugefügt. Es ist wichtig, vollständige Zugriffsrechte für die Schlösser zu schaffen, auf die ein Nutzer mit einer Buchung zugreifen soll. Für den East Room sollten die Nutzer Zugang zur „Eingangstür“ und zur „East Room Door“ haben.
Tipp: Verwende einheitliche Namenskonventionen. Wenn der Raum in Spacebring „East Room“ heißt, kannst du einen Suffix verwenden, um Türen und Gruppen zu benennen, zum Beispiel:
- East Room => East Room Group => East Room Lock
4. Wiederhole dies für alle Räume, Büros und Schreibtische mit Tapkey-Schlössern
Mache dies für alle Ressourcen, für die du die Zugangskontrolle mit Spacebring automatisieren möchtest.
4. Tapkey Add-On in Spacebring installieren
1. Melde dich bei Spacebring an und geh zu Einstellungen.
2. Finde im Bereich Integrationen die Tapkey-Integration und wähle sie aus.
3. Klicke auf der Tapkey-Integrationsseite auf Verbinden.
4. Spacebring wird nach Berechtigungen fragen, um auf Daten deines Schließsystems zuzugreifen. Das ist wichtig, damit die Integration funktioniert. Wähle Zulassen, um fortzufahren.
5. Wähle dein Schließsystem aus, um mit dem Raum-Setup zu starten.
Set-Up der Räume in Spacebring
1. Geh in der Spacebring-Administrator-Konsole zu Standorteinstellungen > Räume, um den Zugang für bestimmte Räume einzurichten.
2. Finde den Raum, den du einrichten möchtest (in diesem Fall East Room), und klicke auf Bearbeiten.
3. Scrolle in den Raumeinstellungen nach unten zum Abschnitt Zugang. Erweitere diesen Bereich und ordne die entsprechende Benutzergruppe aus Tapkey zu, hier also die East Room Group.
Glückwunsch! Die Synchronisation mit Tapkey ist jetzt aktiv.
5. Integration testen
Um die Integration zu testen, erstelle eine Buchung in Spacebring.
1. Für den Test lege eine Veranstaltung im East Room für den Nutzer paulsmaart@tapkeyacme.org um 12:30 Uhr an. Dieser Nutzer sollte dann Zugang zu den Schlössern erhalten.
2. In Tapkey wird die Benutzergruppe anfangs ohne Mitglieder angezeigt.
3. Zum Start der Veranstaltung (12:30 Uhr) wird der Nutzer vorübergehend zur Gruppe hinzugefügt und erhält Zugang.
4. Nach Ende der Buchung wird der Nutzer automatisch aus der Gruppe entfernt.
Gratuliere, du hast es geschafft!